Empresas brasileiras de portes variados estão submetidas à legislação que exige o fornecimento de informações em formas específicas de demonstrações contábeis. Para algumas dessas empresas, como aquelas de capital aberto e equiparadas a grande porte, há a obrigação de publicação de demonstrações contábeis em Diário Oficial e em jornal de grande circulação. Outras empresas podem estar obrigadas à publicação por legislação específica ou manifestar interesse em divulgar suas informações para as partes interessadas. Um conjunto dessas empresas (dentro de um universo de 600.000) já publica demonstrações contábeis em Escrituração Contábil Digital - ECD entregue ao SPED.
Atualmente no país não há uma fonte de informação que congregue as demonstrações contábeis. As empresas publicam as demonstrações em diferentes jornais (sempre incluindo o Diário Oficial), por força de lei, ou as divulgam de várias formas quando têm interesse nisso, por exemplo, utilizando seus sítios na internet.
Nesse contexto de divulgação de informações contábeis, têm sido envidados esforços de padronização. Há uma relativa convergência para linguagens de marcação, notadamente o XBRL ( eXtensible Business Reporting Language). Existe uma versão de taxonomia Brazil GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) desenvolvida com base na taxonomia IFRS (International Financial Reporting Standards) no TECSI - FEA - Universidade de São Paulo. No setor público a STN (Secretaria do Tesouro Nacional) desenvolveu, com o SERPRO, uma taxonomia XBRL no âmbito do Siconfi (Sistema de Informações Contábeis e Fiscais do Setor Público Brasileiro), onde tem sido empregada para que órgãos governamentais federais, estaduais e municipais entreguem informações contábeis devidas.
No cenário apresentado, a Central de Balanços procura reunir as demonstrações contábeis de suas entidades em um só local, provendo acesso fácil e público aos documentos e garantindo sua autenticidade.
Ao mesmo tempo, tendo em vista a premissa do SPED de evitar demandas da mesma informação oriundas de vários órgãos, o sistema almeja aproveitar as demonstrações constante da ECD - Escrituração Contábil Digital, evitando redundância e possíveis divergências nos dados.
Embora os padrões existente de expressão de dados contábeis sejam tecnologicamente complexos, a Central de Balanços busca simplicidade e baixo custo, facilitando a vida das entidades, especialmente pequenas e médias empresas - PME. Deve haver um modo prático, rápido e simples de (1) extrair demonstrações contábeis da ECD e publicá-las na Central e (2) publicar demonstrações e outros documentos não existentes na ECD.
Assim, a Central deve propiciar identificação precisa e rápida da empresa e suas demonstrações contábeis/documentos e o download dos dados em formatos legíveis para o público e partes interessadas.